Excel in PDF umwandeln – online und kostenlos
Jeder Tabellenkonverter kann eine .xlsx-Datei in eine PDF umwandeln. Fast keiner erzeugt dabei ein Ergebnis, das Sie wirklich lesen möchten – denn Excel zwingt Sie nie, einen Druckbereich einzurichten. Ihre Datei hat keinen Druckbereich, keine Seitenausrichtung und keine Skalierung, weil Excel das nie verlangt hat. Ein Konverter nimmt diese Datei dann und schneidet Ihre Spalten in vertikale Streifen, die nacheinander gedruckt werden.
Das 68-Seiten-Problem, nachgemessen
Wir haben eine echte Arbeitsmappe mit 11 Tabellenblättern mit dem bekanntesten Online-Konverter getestet. Das Ergebnis: 68 Seiten, wobei Seite eins nur Spalte A enthielt – eine Liste von Zeilenbeschriftungen ohne deren Werte, die Zahlen lagen seitenweit entfernt. Zweiundzwanzig der achtundsechzig Seiten waren fast leer. Mit diesem Tool sind es 21 Seiten, auf denen die Beschriftungen und Werte jeweils zusammenbleiben.
Warum „auf eine Seite anpassen“ die falsche Lösung ist
Es klingt nach der Lösung, bis man es misst. Bei einem Blatt mit 22 Spalten führte das Anpassen auf eine Seite zu einer Schriftgröße von 3,7 Punkt – technisch eine Seite, aber für niemanden lesbar. Dieser Konverter berechnet stattdessen die geringstmögliche Seitenanzahl, bei der die Schrift noch wirklich lesbar bleibt: Bei diesem Blatt waren es vier lesbare Seiten statt zehn zerrissener. Die Berechnung erfolgt anhand Ihrer Spaltenbreiten vor der Umwandlung – ganz ohne Zusatzaufwand.
Entscheidungen pro Blatt, nicht pro Arbeitsmappe
Die Ausrichtung wird für jedes Blatt einzeln gewählt: Eine breite Datentabelle wird quer, ein schmales Notizblatt bleibt hochkant. Ihre Kopfzeile wird auf jeder Seite wiederholt, sodass auch Seite vier noch erklärt, was die Spalten bedeuten. Gitternetzlinien werden nur auf Blättern gedruckt, die keine eigenen Rahmen haben – Excel zeigt sie zwar am Bildschirm, druckt sie aber nie, weshalb eine Tabelle, die in der App gut aussieht, als Spalten mit schwebendem Text ankommt. Leere Blätter werden ausgelassen, statt für jedes eine leere Seite zu verschwenden.
Wenn Sie die Datei schon eingerichtet haben, bleibt alles wie gewünscht
Ein Blatt mit Druckbereich, „auf eine Seite anpassen“ oder benutzerdefinierter Skalierung wird exakt wie von Ihnen festgelegt umgewandelt. Das Tool erkennt Ihre Vorgaben und hält sich daran – Ihre Einstellungen gelten als Entscheidung, nicht als Ausgangspunkt für Verbesserungen.
Was sonst noch erhalten bleibt
Formeln werden als berechnete Werte übernommen – genau das, was eine PDF einer Tabelle zeigen sollte. Zellfarben und verbundene Zellen bleiben erhalten, mehrere Blätter beginnen jeweils auf einer eigenen Seite, und arabische oder hebräische Blätter behalten ihre Rechts-nach-Links-Anordnung. Bis zu 10 Arbeitsmappen pro Anfrage und 300 MB insgesamt, jede als seitenperfekte PDF, eine Stunde nach dem Upload vom Server gelöscht.
Was Sie erhalten
- Seiten, auf denen Beschriftungen und Werte zusammenbleiben
- Die geringstmögliche Seitenanzahl, bei der die Schrift wirklich lesbar bleibt – nicht einfach so wenige Seiten wie möglich
- Ausrichtung pro Blatt gewählt, mit wiederholter Kopfzeile auf jeder Seite
- Gitternetzlinien nur dort, wo Sie keine eigenen Rahmen gezeichnet haben
- Ihre eigene Druckeinstellung wird exakt übernommen, falls vorhanden
- Bis zu 10 Arbeitsmappen und 300 MB pro Anfrage, innerhalb einer Stunde gelöscht
Wie geht es weiter?
Textdokumente und Präsentationen werden anders behandelt und haben eigene Seiten: Word in PDF legt Wert auf originalgetreue Schriftarten, PowerPoint in PDF auf die richtige Foliendarstellung. Möchten Sie das Ergebnis archivieren? In PDF/A umwandeln. Und falls die fertige PDF größer ist als nötig, PDF komprimieren reduziert die Dateigröße.